Ihre Daten.
Unser verantwortungsvoller Umgang.

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Marco Kampmann, Safesmart – Sicherheitstechnik (Einzelunternehmen), Dickebank 23, 45663 Recklinghausen. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@safesmart.de oder telefonisch unter 02361 8901868.

2. Kundenkonto und Anmeldung

Wir übernehmen echte Kunden aus unseren kaufmännischen und betrieblichen Systemen. Verarbeitet werden insbesondere Kundennummer, Name, Kontakt- und Adressdaten sowie die Zuordnung zu Ihrem Kundenkonto. Grundlage sind Ihre Aufträge und die dazu bereits vorhandenen Kundendaten. Interessenten erhalten dadurch keinen Zugriff auf Kundendokumente.

Für Anmeldung und Zugangswiederherstellung verwenden wir Ihre Kundennummer, die bestätigte E-Mail-Adresse, zeitlich begrenzte Zugangslinks und technische Sitzungsdaten. Bei einer Kundennummernanfrage senden wir eine passende Nummer ausschließlich an die bereits bestätigte Adresse. Die Antwort im Browser verrät nicht, ob ein Kundenkonto vorhanden ist. Ihr selbst gewähltes Passwort wird als Argon2id-Prüfwert gespeichert, nicht als lesbares Passwort.

3. Dokumente und Anlageninformationen

Das Portal stellt die Ihrem Kundenkonto zugeordneten Rechnungen, Verträge und freigegebenen Montage-, Wartungs- und Serviceberichte bereit. Dazu gehören die für den jeweiligen Auftrag erforderlichen Personen-, Objekt-, Anlagen- und Leistungsdaten sowie vorhandene Installations- und Wartungstermine. Grundlage sind unsere Rechnungs-, Archiv- und Servicesysteme. Die Darstellung ersetzt nicht das Originalarchiv. Zugriffsrechte werden beim Abruf erneut anhand der aktuellen Kundenzuordnung geprüft.

4. Serviceanfragen, Terminwünsche und Änderungen

Wenn Sie ein Formular nutzen, verarbeiten wir die dort eingegebenen Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Terminabstimmung und zur Dokumentation in unserem CRM. Serviceanfragen und Terminwünsche werden intern per E-Mail angekündigt und von berechtigten Mitarbeitern bearbeitet. Ein freiwillig beigefügtes Foto wird verkleinert, als JPEG neu gespeichert und geschützt Ihrem Kundenkonto und Ihrer Anfrage zugeordnet. Es ist nicht öffentlich abrufbar. Ein Termin ist erst nach unserer Bestätigung vereinbart. Angaben zu einer Anlage oder einem Objekt helfen uns bei der Zuordnung; für eine Serviceanfrage benötigen wir eine Beschreibung Ihres Anliegens. Das Foto und der Kontaktwunsch sind freiwillig. Bitte tragen Sie keine Alarmcodes, Passwörter oder sonstigen geheimen Zugangsdaten ein.

Das Kundenportal ist ein ergänzender Service. Sie können uns auch ohne Portal telefonisch oder per E-Mail erreichen. Ohne die notwendigen Identitäts- und Zuordnungsdaten können wir allerdings keinen sicheren Portalzugang und keine Dokumentfreigabe ermöglichen.

5. Benachrichtigungen und Newsletter

Wir verwenden die bestätigte Kontaktadresse für angeforderte Zugangsmails und die Bearbeitung Ihrer Anliegen. Einstellungen zu Wartungserinnerungen und Dokumenthinweisen können Sie im Portal anpassen. Für Werbung und Newsletter gelten gesonderte Voraussetzungen; ein Kundenkonto allein ist keine Newsletter-Einwilligung. Newsletter werden durch unser CRM verwaltet. Die Abmeldung im Portal wird an das CRM übergeben. Änderungen an Newsletter-Einstellungen verhindern keine von Ihnen angeforderten Zugangsmails oder erforderlichen Antworten auf Ihre Anfragen.

6. Rechtsgrundlagen

Bei eigenen Kundenverträgen mit natürlichen Personen verarbeiten wir die für Vertrag und Service erforderlichen Daten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern gewerblicher Kunden sowie zur sicheren Bereitstellung, Missbrauchsabwehr und nachvollziehbaren Bearbeitung stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind zuverlässiger Kundenservice und der Schutz von Kundenkonten und Dokumenten. Gesetzlich erforderliche Aufbewahrungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Soweit wir eine Einwilligung einholen, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; sie kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

7. Technisch notwendige Speicherung

Die Anmeldung verwendet ein geschütztes Sitzungscookie; Formularabläufe verwenden ein Ablaufcookie mit bis zu zehn Minuten Gültigkeit. Eine Sitzung endet nach 30 Minuten ohne Aktivität, spätestens nach 24 Stunden. Diese Speicherung ist für die ausdrücklich angeforderten Anmelde- und Sicherheitsfunktionen erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Kurzlebige Browser-Speicherung kann Rückmeldungen während eines Formularablaufs erhalten. Auf den geprüften Portal-Zugangsseiten werden keine Werbe- oder Analyse-Dienste eingebunden.

Für Auslieferung, Sicherheit und Missbrauchsabwehr fallen technische Daten wie IP-Adresse, Abrufzeit, angefragte Adresse und Browserinformationen an. Anwendungsseitige Versuchszähler verwenden einen kryptografisch abgeleiteten Schlüssel. Hosting-Protokolle werden vom Hostingbetrieb geführt.

8. Wer Daten erhält

Zugriff erhalten die für Ihren Auftrag zuständigen, berechtigten Safesmart-Mitarbeiter. Technische Dienstleister unterstützen Hosting (Hostinger), E-Mail-Versand und den Betrieb der angebundenen Kunden-, Archiv- und Servicesysteme. Sie erhalten die jeweils für ihre Aufgabe benötigten Daten. Externe Kontaktseiten unter safesmart.de haben ergänzende Datenschutzhinweise der Website. Das Öffnen eines solchen Links verlässt das Kundenportal.

Die konkreten Dienstleisterverträge, Unterauftragnehmer und möglichen Zugriffe aus Drittländern sind Teil unserer gesonderten betrieblichen Datenschutzprüfung. Bei Fragen zu Empfängern oder internationalen Übermittlungen wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse. Diese Information trifft keine Zusage einer ausschließlich europäischen Verarbeitung.

9. Wie lange wir Daten aufbewahren

Technische Zugangsdaten werden regelmäßig bereinigt: abgelaufene oder widerrufene Sitzungen und verbrauchte oder abgelaufene Zugangslinks nach sieben Tagen, erledigte Formularabläufe nach einem Tag und nicht mehr benötigte Versuchszähler nach zwei Stunden. Abgeschlossene Zugangsmail-Aufträge ohne verbleibenden geheimen Nutzinhalt werden nach 30 Tagen entfernt. Offene, laufende oder unklare Versandvorgänge bleiben zur sicheren Klärung erhalten.

Die verschlüsselten Sicherungen dieser täglichen Portalroutine werden planmäßig für 31 Tage vorgehalten. Ältere Sicherungen werden erst entfernt, wenn mindestens sieben aktuelle Sicherungen verfügbar sind; eine dokumentierte Sicherheits- oder Wiederherstellungssperre kann die Bereinigung vorübergehend aussetzen. Kunden-, Auftrags-, Vertrags- und Serviceunterlagen bewahren wir nach Erforderlichkeit und den jeweils einschlägigen gesetzlichen Fristen auf. Bei einer Löschungsanfrage prüfen wir diese je Datenart. Rechtlich aufzubewahrende Unterlagen werden nicht pauschal gelöscht. Historische Sicherungen und Hosting-Protokolle unterliegen zusätzlichen betrieblichen Prüfungen.

10. Ihre Rechte

Sie können nach den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen (Art. 15 bis 20 DSGVO). Bei einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen; gegen Direktwerbung jederzeit (Art. 21 DSGVO). Kontaktieren Sie uns dazu über die oben genannten Wege. Zum Schutz Ihrer Daten prüfen wir Ihre Identität, ohne Sie nach Ihrem Passwort zu fragen.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen: Beschwerde bei der LDI NRW, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

11. Schutz Ihrer Daten

Das Portal verwendet verschlüsselte HTTPS-Verbindungen, geschützte Sitzungen, begrenzte Anmeldeversuche und eine kundenbezogene Prüfung der Dokumentfreigaben. Es trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO. Bitte melden Sie vermutete fremde Dokumente oder einen unberechtigten Zugriff sofort an Safesmart.